Компенсация бензина в 2024 году

В современном мире, чтобы везде успевать, нужно иметь личный транспорт. И нужен автомобиль не только для того, чтобы добраться до места работы — должностные обязанности многих работников заключаются в постоянных разъездах от клиента к клиенту, сейчас практически все можно купить «с доставкой до дома». В то же время далеко не каждая компания может позволить себе личный автопарк, а потому в объявлениях об открытой вакансии выставляется требование — наличие авто. В случае, если сотрудник во время работы эксплуатирует собственную машину, ему положена компенсация бензина, других горюче-смазочных материалов, техосмотров и ремонтов.

Какие документы подтверждают статус компенсации бензина

Чтобы работодатель мог оправдать свои расходы на выплату компенсаций за ГСМ и амортизацию сотрудникам, эксплуатирующим собственную машину в служебных целях, ему нужно оформить некоторые документы. В связи с этим, автомобиль сотрудника не может быть использован, пока не будет заключен договор:

• соглашение об использовании личного автомобиля, входящее в трудовой договор;
• соглашение об эксплуатации авто, оформленное отдельным договором (данный вариант удобнее тем, что в случае изменений порядка выплаты компенсации в связи с ростом цен на ГСМ или чем-то еще, соглашение будет проще переоформить).

Выплаты сотруднику приобретут статус компенсации за бензин, когда будут оформлены следующие бумаги:

• трудовой договор с сотрудником, включающий пункт об использовании его автомобиля в служебных целях (или приложение к договору);
• ксерокопия свидетельства о регистрации ТС;
• служебные записки, журнал поездок, путевые листы (если сумма возмещения не фиксированная);
• чеки, квитанции, накладные и прочие финансовые документы, подтверждающие расходы на бензин.

Читайте также статью ⇒ «Компенсации за использование авто в служебных целях в 2024 году».

Соглашение об эксплуатации автомобиля сотрудника в служебных целях

Компенсация бензина не подлежит выплате во время пребывания работника в отпуске, на выходных, праздниках и больничных.

Когда работодатель и сотрудник заключают договор о привлечении личного транспорта служащего к использованию в интересах компании, в нем непременно нужно указать следующие данные:

• автомобиль какой марки и какого года выпуска будет использоваться (от этого зависят нормы потребления топлива);
• регистрационный номер авто;
• объем двигателя машины;
• сумма возмещения затрат на бензин сотруднику (если сумма фиксированная);
• список других затрат, которые будут компенсироваться за счет предприятия;
• порядок выплаты компенсации (как и к какому числу месяца сотрудник будет получать деньги);
• какие документальные подтверждения расходов должен представлять работник.

К соглашению должны быть приложены следующие бумаги:

• ксерокопия тех. паспорта машины;
• ксерокопия свидетельства о регистрации транспорта;
• ксерокопия полиса ОСАГО (в случае, если работник использует авто по доверенности).

Читайте также статью ⇒ «Компенсация транспортных расходов».

Как рассчитывается компенсация бензина

Чтобы вычислить, какие расходы понес сотрудник на заправку автомобиля, необходимо следовать приведенной ниже схеме:

1. Изучить технический паспорт автомобиля, где будет указано, какой у него расход топлива на 100 километров.
2. Изучить показания спидометра или GPS-навигатора с целью выяснения фактического расхода бензина.
3. Ознакомиться с установленными нормами потребления топлива на данной марки авто, приведенными в нормативах Министерства транспорта.
4. Проверить чеки из авто-заправочной станции с указанием стоимости бензина за 1 литр.
5. Вычислить расход бензина на 1 километр, исходя из фактических затрат топлива или нормативов.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году».

Пример того, как рассчитывается компенсация бензина

Для марки автомобиля, используемого сотрудником компании, характерен расход топлива 9 литров на каждый 100 километров. Фактический пробег к отчетному дню составил 123 километра. Исходя из чеков от АЗС, сотрудник платит за бензин 35 рублей за литр. Рассчитаем компенсацию бензина:

• 9 литров : 100 км. = 0,09 литров — расход топлива на 1 км.
• 123 км. х 0,09 л. = 11,07 л. — израсходованный бензин.
• 11,07 л. х 35 руб. = 387 рублей 45 копеек — компенсация бензина.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель удерживает с компенсации затрат на бензин и амортизацию НДФЛ и страховые взносы.

Комментарий: Налог на доходы физических лиц и страховые отчисления не уплачиваются с суммы компенсации бензина, если размер возмещения не оказывается больше того, о котором условились работодатель и работник при подписании договора.

Ошибка: Сотрудник ожидает, что компенсация за бензин будет ему выплачивать и в период отпуска.

Комментарий: Компенсация бензина производится только в рабочее время, когда сотрудник использует транспорт в интересах компании.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация ГСМ сотрудникам предприятия

Вопрос №1: Я вынужден был использовать личный автомобиль, чтобы успеть выполнить важное поручение руководства, могу ли я потребовать, чтобы мне была выплачена компенсация бензина?

Ответ: Да, необходимо подать заявление в произвольной форме на имя руководителя, приложив к нему документы, подтверждающие расходы на бензин.

Вопрос №2: Работодатель предлагает установить фиксированную сумму компенсации за использование моего автомобиля в служебных целях. Выгодно ли это?

Ответ: Все зависит от того, как часто и далеко придется ездить по работе. Работодатель не может предложить большие суммы компенсаций, поскольку налоговая инспекция устанавливает свои предельные суммы компенсаций за бензин. И если наниматель платит больше, он не может учесть свои расходы при исчислении налога на прибыль.

? Видео-советы. Возможно ли компенсировать расходы, которые связаны с эксплуатацией имущества сотрудника (автомобиль, бензин, ремонт)?

В видео раскрывается информация о том, какие документы необходимы для подтверждения расходов и существуют ли нормы компенсаций за имущество сотрудника⇓