Компенсация расходов сотруднику в 2024 году

Зачастую трудовые обязанности сотрудников связаны с необходимостью совершение поездок. Кто-то весь день находится в разъездах по городу, оформляя документы для начальства, другие работники вынуждены ездить в другие города и даже страны для заключения сделок. Еще чаще работники предприятий трудятся до поздней ночи и возвращаются домой поздно, когда общественный транспорт не действует. Но лишь изредка компания нанимает водителя для развоза сотрудников, во всех иных случаях приходится возмещать транспортные расходы — выплачивается компенсация расходов сотруднику.

Компенсация расходов сотруднику: какие транспортные расходы должны быть возмещены

Возмещение затрат на проезд — обязанность работодателя, прописанная во внутреннем уставе предприятия и установленная Трудовым законодательством.

В том случае, если сотрудник выполняет трудовые обязанности разъездного характера или вынужден пользоваться услугами общественного и любого другого транспорта для исполнения должностных функций, наниматель обязан возместить связанные с этим затраты.

Читайте также статью ⇒ «Льготы по трудовому законодательству».

Компенсация расходов сотруднику, использующему личный автомобиль в рабочих целях

Если сотрудники компании вынуждены использовать свои автомобили для выполнения служебных обязанностей, работодатель должен компенсировать расходы, связанные с заправкой и обслуживанием транспорта. Но это касается только тех случаев, когда условия эксплуатации машины были оговорены в момент трудоустройства, и работодатель дал свое согласие на выплату компенсации.

При этом договор между сотрудником и нанимателем не должен быть устным — условия использования автомобиля работника и выплаты ему компенсации должны быть закреплены в трудовом договоре. А поскольку законом не установлены конкретные суммы компенсаций и порядок их выплаты, об этом также должно быть упомянуто в тексте договора. Возмещению подлежат:

• эксплуатация автомобиля;
• износ транспортного средства.

Компенсация в случае аренды автомобиля у сотрудника

Еще одним вариантом законного использования транспортного средства сотрудника компании в рабочих целях является аренда машины у владельца. При этом, как правило, сам владелец и управляет автомобилем. Если наниматель и работник договариваются о таком порядке эксплуатации транспорта (прописав условия оплаты в договоре), возмещению будут подлежать следующие расходы:

• аренда автомобиля;
• расходы на оплату горюче-смазочных материалов и техосмотр;
• ремонт поломок автомобиля;
• содержание транспорта.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за вынужденный прогул по вине работодателя».

Компенсация расходов сотруднику, покупающему проездные билеты в общественном транспорте

Если выполнять трудовые обязанности невозможно без пользования услугами общественного транспорта, наниматель должен компенсировать сотрудникам затраты на покупку проездных билетов. Возмещение затрат будет включать в себя оплату:

• самого проездного билета (на автобус, маршрутное такси, электричку, трамвай и т.д.);
• расходы на оформление услуг по перевозке пассажиров;
• затраты на оплату постельных принадлежностей в поездах.

Список всех работников, которые имеют право на получение подобной компенсации, а также размер возмещения затрат должен быть утвержден в трудовом договоре и иных внутренних нормативных актах компании.

Читайте также статью ⇒ «Как оформить больничный во время отпуска в 2024 году».

Компенсация расходов сотруднику за пользование услугами такси

Когда речь идет о пользовании общественным транспортом, услуги такси работодатель не оплачивает. Но характер некоторых работ связан именно с использованием такси, а потому наниматель обязан возместить подобные расходы, так как они оправданны. Компенсации должны быть регламентированы трудовыми договорами и внутренними нормативными актами компаний.

Компенсация дополнительных расходов сотрудникам

Поскольку на работодателе лежит обязанность компенсировать затраты работников, связанные с проездом в рабочих целях, наниматель определяет, по какому маршруту и на каком транспорте будет осуществлен переезд.

Если сотрудника отправляют в командировку за границу, компенсации подлежат некоторые дополнительные его затраты, так или иначе связанные с возможностью выезда за рубеж:

• оплата жилья (отель, съемная квартира);
• ежедневные расходы на проживание (суточные);
• оплата сборов и комиссий за транзит автомобиля и право выезда;
• оплата комиссий — аэродромных, консульских и т.д.;
• приобретение медицинской страховки;
• госпошлина за оформление загранпаспорта.

Какие документы нужны сотруднику для получения компенсации затрат

Если сотрудник не представил документы, подтверждающие понесенные расходы, связанные с проездом, руководитель имеет право возместить затраты на свое усмотрение, оплатить проезд по минимальной стоимости, отказаться от компенсации расходов (но не в случае, если работодатель является руководителем гос. структур).

Чтобы работодатель возместил все транспортные расходы, необходимо написать заявление на его имя с просьбой оплатить понесенные затраты. Унифицированной формы заявления нет, но в нем должны присутствовать следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• дата поездки (период времени, проведенный в поездке);
• маршрут и цель поездки;
• величина фактически понесенных расходов (по пунктам и общая сумма);
• перечень документов, подтверждающих затраты.

К документам, которые свидетельствуют о понесенных расходах, относятся следующие:

• билеты на проезд любым видом транспорта до указанного в заявлении места назначения и обратно;
• посадочный талон (при перелете на самолете);
• если необходимо доказать необходимость следования окружным путем, берется справка с вокзала, доказывающая отсутствие прямого поезда;
• если приходится доказывать обоснованность переноса сроков командировки, оформляется справка с ж/д вокзала об отсутствии ежедневного рейса.

Законодательные акты по теме

ст. 8 ТК РФ

О том, что компенсация расходов на проезд сотрудника не облагается страховыми взносами

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник не успел купить билет на поезд и вынужден был отправиться в командировку через неделю. Он не сообщил об этом работодателю.

Комментарий: В случае отсутствия ежедневного рейса сотрудник обязан оформить на вокзале соответствующую справку, иначе наниматель может назначить административное взыскание или не оплатить расходы на переезд.

Ошибка: Сотрудник не сохранял все документы, подтверждающие расходы на переезд к месту встречи с клиентом по работе.

Комментарий: Если работник не представит документы, свидетельствующие о затратах на проезд, работодатель имеет право не компенсировать расходы.

Ответы на распространенные вопросы о том, как назначается компенсация расходов сотруднику

Вопрос №1: Нужно ли облагать страховыми взносами компенсацию расходов сотрудника на проезд?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты страховыми взносами облагаться не должны.

Вопрос №2: В момент трудоустройства не предполагалось, что предприятие будет арендовать автомобиль работника, а потому в трудовом договоре об этом написано не было. В данный момент возникла необходимость получения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника, как гарантировать, что работодатель возместит расходы?

Ответ: Необходимо заключить отдельный договор об использовании личного имущества сотрудника, указав суммы компенсации и порядок их выплаты, после чего приложить договор к трудовому контракту.

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?