Какие отчеты нужно сдавать работодателям в ПФР

Работодатели должны предоставлять отчетность о своей деятельности не только в Налоговую инспекцию, но также и в Пенсионный фонд РФ.

Обязанность сдавать отчеты распространяется как на юридических лиц, так и на индивидуальных предпринимателей.

Для того чтобы систематизировать отчетность, сдаваемую в Пенсионный фонд, используем для этого в качестве основного критерия периодичность сдачи отчетов. Условно можно подразделить всю отчетность для ПФР на следующие виды:

• годовая;
• ежемесячная;
• квартальная.

Кроме того, существуют еще со стороны Пенсионного фонда индивидуальные запросы. Иногда возникает потребность в уточнении сведений, переданных ранее в отделения ПФ. Именно в этих случаях и возникает потребность в предоставлении информации по индивидуальным запросам.

К примеру, при оформлении сотрудником предприятия выхода на пенсию, у него сотрудники Пенсионного фонда могут запросить недостающие сведения.

Наиболее распространенные случаи по передаче в отделения ПФ ответов на индивидуальные запросы:

• выслать подтверждение информации о наемном работнике;
• предоставить полную информацию по конкретному объекту;
• провести сверочные мероприятия по начислению страховых взносов граждан;
• проверить соответствие переданных ранее сведений с фактическими.

Индивидуальные запросы выполняются с использованием бланков АДВ-1; АДВ-3, АДВ-2, СЗВ-К.

СЗВ-К. Форма с аббревиатурой СЗВ-К содержит требования по внесению данных о трудовом стаже наемного работника до 31.12.2001 года (ПП ПФ от 11.01.2017г. № 2п).

Важно! Для того, чтобы был принят подготовленный по запросу документ, к заполненному отчету необходимо приложить опись, форма которой унифицирована – АДВ-6-1.

Конкретной даты сдачи СЗВ-К не существует, как правило, непосредственно в запросе будет прописан срок передачи документа. Традиционно на подготовку сведений дают один календарный месяц. Вместе с тем, на практике бывает и так, что ответ на запрос следует предоставить в срочном порядке, тогда на подготовку ответа отводится несколько дней.

АДВ-1. Данный документ необходимо направить в Пенсионный фонд в соответствии с положениями закона о персонифицированном учете, согласно которым работодатель обязан оформить наемному работнику страховое свидетельство, если такового у сотрудника ранее не было (п.1 ст. 9 ФЗ от 01.04.1996г. № 27-ФЗ).

Законодатели определили срок подачи анкеты наемного работника по унифицированной форме АДФ-1 в Пенсионный фонд, который равен 14 дней с даты подписания трудового договора, либо договора гражданско-правового характера с сотрудником.

Рекомендация из практики. При отсутствии у вновь принятого работника СНИЛС, перед заполнением анкеты АДВ-1 следует попросить его написать в производной форме заявление о выдаче страхового свидетельства.

АДВ-2. Используется данный унифицированный бланк в ситуациях, когда необходимо направить в Пенсионный фонд заявление об отмене СНИЛС в связи с изменившимися данными застрахованного лица. Например, при изменении фамилии, гражданства и других данных, зафиксированные в страховом свидетельстве (Постановление ПФ от 11.01.2017г. № 2).

АДВ-3. Потребность в заполнении данной унифицированной формы возникает в ситуации, когда гражданин потерял страховое свидетельство. АДВ-3 – заявление с просьбой выдать дубликат ранее существовавшего СНИЛС (Постановление ПФ № 2п).

В заявлении надо указать следующие данные:

— Фамилию, Имя, Отчество гражданина полностью;

— Пол;

— Вести дату рождения;

— Указать место рождения;

— Номер личного или домашнего телефона для связи;

— Номер и серию паспорта, кем и когда он был выдан.

Заявление подписывает гражданином лично. На нем должна быть подпись заявителя. Далее заявление заверяется руководителем предприятия. В заявлении также указывается номер СНИЛС, которое было основанием для перечислений в ПФ и сдачи необходимых отчетов.

Годовая отчетность для Пенсионного фонда РФ. СЗВ-СТАЖ (ПП ПФ РФ от 06.12.2018г. № 507п).

К отчетам, которые сдаются один раз в год, относится СЗВ-СТАЖ. Этот отчет был утвержден в 2018 году. В 2024 году данный отчет сдают уже  на обновленных бланках. Отчет содержит данные о трудовом стаже сотрудников.

Данные этой формы отчетности необходимы для получения информации об уплаченных взносах и страховом стаже наемных работников, которые впоследствии отражаются на индивидуальных лицевых счетах, что становится основанием в перспективе для начисления страховой пенсии.

Работодатель заполняет и передает в ПФ отчет СЗВ-СТАЖ при наличии любого из существующих видов договоров.

Важно! СЗВ-СТАЖ необходимо сдать при наличии в организации только одного руководителя, который одновременно является и учредителем этого предприятия.

Когда следует передать в Пенсионный фонд СЗВ-СТАЖ.

Отчет предоставляется до первого марта года, следующего за отчетным. Так, отчет за 2018 год необходимо направить до первого марта текущего, 2024 года.

При определенных обстоятельствах отчет необходимо составить раньше срока, установленного для общих случаев.

Например,

• при увольнении наемного работника СЗВ-СТАЖ надо выдать сотруднику в день увольнения на руки.
• когда наемный сотрудник оформляет документы для выхода на пенсию, то составляется и передается в Пенсионный фонд СЗВ-СТАЖ.

Рекомендации по заполнению СЗВ-СТАЖ при нестандартных обстоятельствах

• Если предприятие уже подавало в ПФ отчет СЗВ-СТАЖ в отчетном году по одному их сотрудников (работник собрал документы для оформления пенсии), то его, тем не менее, необходимо указать в отчете за год. Иначе в единой базе информационных данных появятся несоответствия, которые могут привести к административной ответственности.
• Отсутствие начислений для наемных работников не освобождает работодателей от сдачи данного вида отчетности. Как правило, такая ситуация складывается в организациях, в составе которых находится руководитель в единственном числе, являющийся также и учредителем. Отчет все же следует предоставить.
• Данные о гражданах, привлеченных к работе из мест лишения свободы, также следует учесть в отчете СЗВ-СТАЖ.
• При отсутствии у индивидуального предпринимателя работников отчет СЗВ-СТАЖ в РФ не сдается.

Отчетность в ПФР за квартал

Предприятия, выплачивающие в фонды социального страхования дополнительные взносы на своих сотрудников, обязаны заполнять соответствующую отчетность. Бланк отчетности – ДСВ-3 разработан для отражения подобных платежей (ПП ПФ от 09.06.2016г. № 482п).

Отчет не сдается теми организациями, которые не осуществляют дополнительных страховых выплат своим сотрудникам.

Когда необходимо предоставить в ПФ отчетность по форме ДСВ-3.

Отчет по форме ДСВ-3 следует направить в отделение пенсионного фонда до 20 числа, следующего за отчетным кварталом. Бланк ДСВ-3 предусматривает внесение данных о застрахованных наемных работниках, которым начислены были дополнительные взносы (ФЗ от 30.04.2008г. № 56-ФЗ).

Отчет по форме СЗВ-М

Данный отчет предоставляется в ПФ ежемесячно всеми работодателями. Форма бланка является унифицированной и утверждена Постановлением ПФР (ПП ПФР от 01.02.2016г № 83п).

Структурные части отчета.

Бланк отчета СЗВ-СТАЖ включает четыре смысловых раздела, заполнение каждого из которых обязательно.

Раздел 1. Здесь указываются данные о работодателе: его полное наименование, номер регистрации в Пенсионном фонде, ИНН организации, КПП.

Раздел 2 . Период, за который сдается отчет. Здесь указывается год и месяц отчетного периода в цифровом формате.

Раздел 3. Вид сдаваемой отчетности. Если отчетность сдается первый раз, то пишем —  «исхд». Если форма содержит неверные сведения, то для их отмены в этой части раздела отчета пишем «отмп». Форма, вносящая дополнительные верные сведения, обозначается как «доп».

Раздел 4. Предполагает внесение в данном разделе данных о наемных работниках, таких как ИНН, СНИЛС, Ф.И.О. полностью и др.

Важно! Отчет становится официальным документом после того, как его подпишет руководитель организации, а его подпись будет заверена печатью юридического лица. Для индивидуального предпринимателя наличие печати не обязательно.

Когда надо сдать отчет СЗВ-М.

Отчет должен быть передан сотрудникам отделения ПФ РФ до 15 числа месяца, который следует за отчетным периодом.

В какой форме предоставляется СЗВ-М.

Количество сотрудников на предприятии определяет форму сдачи отчета СЗВ-М. Так, если в штате организации 24 человека, то отчет можно передавать на бумажных носителях. Если же 25 человек и более, то отчет принимается только в электроном виде.

Штрафные санкции, которые применяются к работодателю, если он не сдает отчет СЗВ-М.

За несвоевременное предоставление отчета в отделение ПФР работодатель штрафуется в размере 500,0 рублей за каждого наемного работника. Например, если на предприятии 17 человек, то за не сданный в установленный срок отчет потребуется  заплатить 8,5 тыс. рублей.

Рекомендации из практики по заполнению СЗВ-М.

Общие правила. В отчете необходимо указать всех работников, с которыми были заключены трудовые договоры, авторские, гражданско-правовые. При этом не имеет значение, осуществлялись ли по ним начисления и последующие выплаты в отчетном месяце.

Отдельные примеры.

Пример 1. Наемный работник был уволен в августе, а в сентябре ему начислили премиальные. Включать или не включать данного работника в отчет СЗВ-М за сентябрь?

Рекомендация. Работника, который был уволен в предыдущем месяце не надо включать в СЗВ-М.

Пример 2. На предприятии оформили прием нового работника в последний день месяца. В соответствии с трудовым договором он не получал заработную плату за этот день. Надо ли указывать его в отчете СЗВ-М?

Рекомендация. Данный сотрудник должен быть внесен с отчет СЗВ-М, поскольку с ним был заключен трудовой договор.

Пример 3. На предприятии сотрудники отсутствуют. Трудовой договор с его учредителем не заключен. Есть ли необходимость по формированию отчета СЗВ-М?

Рекомендация. При подобных обстоятельствах направлять пустой бланк в ПФ нет необходимости.

         Есть ли необходимость в сдаче отчетов в ПФ при ликвидации субъекта экономической деятельности.

При ликвидации в отчетном году предприятия или индивидуального предпринимательства все обязательные отчеты сдаются в отделение Пенсионного фонда. При этом сроки их предоставления отличаются от стандартных. В течение одного календарного месяца с момента принятия решения о ликвидации экономического субъекта надо будет передать все существующие отчеты в ПФР.