Не у каждой компании или предпринимателя имеется на балансе автомобиль, который может быть использован в служебных целях. А у тех компаний у которых имеется автомобиль не всегда можно воспользоваться им, попросту он может быть занят или поломан. В таком случае работодатель предлагает сотруднику использовать личный автомобиль, однако и существую вакансии, которые подразумевают наличие водительских прав и автомобиля в собственности (курьер, такси и так далее). Однако не все собственники, которые предоставляют свой автомобиль в качестве использования знают о компенсации предоставляемой за использование. В рамках данной статьи мы поговорим о том, на выплату какой компенсации может иметь право гражданин, предоставляющий свою собственную машину в распоряжении работодателя.
Из чего состоит компенсация?
Компенсацией называют возврат денежных средств полностью или частично, которые были затрачены в период использования личного автотранспорта в деловых целях.
Компенсация за использование автомобиля может быть:
- За амортизацию – износ транспорта, который может быть в период использования;
- Возмещение затрат – бензин, ремонт, питание.
При расчете выплаты необходимо изначально (до того, как пользоваться личным транспортом в рабочих целях) предоставить руководителю такие параметры автомобиля как:
- Уровень износа на данный период времени;
- Срок полезного использования;
- Как часто использовалась машина;
- Состояние.
Это необходимо для того, чтобы после того как собственник автомобиля предъявил право на компенсацию не возникло дополнительных вопросов. К таким вопросам относят внешнее состояние или же произведенный ремонт, который произошел в ходе выполнения обязанностей, а когда автомобиль прошел проверку до и после легко будет оценить состояние и сумму компенсации. Данный осмотр должен быть в документальном виде и содержать непосредственно все данные, которые соответствуют настоящему времени (за этим необходимо следить строго, так как в противном случае одна незамеченная деталь, будет стоить собственнику денежных средств на ремонт).
Компенсация начисляется из расчета объема двигателя автомобиля, именно данная сумма может быть отражена в налоговом отчете. Иные затраты на бензин или же на ремонт не отражаются в налоговом отчете и снижают размер налогов.
Подтверждение право на использование компенсации
Одним из наиболее подтверждающим правом на получение льготы считают договор, который доказывает официальное трудоустройство гражданина с использованием его личного автомобиля. Если данного документа нет, то смысла вести переговоры дальше тоже нет, собственник попросту не докажет, что работал в организации или у предпринимателя.
Далее необходимо иметь:
- Дополнительное соглашение к договору, который будет подтверждать согласие обеих сторон на использование личного автомобиля в рабочих целях;
- Документ подтверждающий факт регистрации транспортного средства, важно чтобы оно находилось в собственности самого сотрудника;
- Отчеты о проделанной работе, куда необходимо обязательно включить:
- Маршрут, который может быть доказан путевым листом;
- Чеки и квитанции, которые могут подтвердить покупку бензина или же дополнительных расходных материалов;
- Бланк расчета, который должен предусмотрен в трудовом кодексе. Данный расчет необходимо оформить правильно, в противном случае компенсация не будет предоставлена ввиду наличие ошибок. Так же в ходе неверного заполнения могут быть произведены доначисления налога физических лиц.
Мнение эксперта
Оплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях достаточно не новшество. Предприниматели и организации стараются всяческим законным образом уменьшит оплату налога на чистую прибыль, их можно понять, так как в настоящее время достаточно много налогов, которые подлежат оплате, не считая специальных режимов.
При наличии в компании данного факта руководитель должен сам предложить оформить компенсацию, а не ждать пока с таким вопросом обратиться собственник. Нормы оплаты прописаны в законе и зависят напрямую от объема двигателя используемого автомобильного транспорта.
Руководитель Федеральной налоговой службы Мишустин Михаил Владимирович
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне за использование личного автомобиля?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью 188 статья Трудового кодекса. Однако для того, чтобы воспользоваться данной статьей гражданину необходимо быть официально трудоустроенным в компанию или организацию и убедиться в том, что компенсацию не входит в оплату труда. Если данные факты соблюдены, то можно смело воспользоваться данной компенсацией.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве имеются нормы, которые не должны быть оплачены ниже. Если объем двигателя больше 2000 кубических сантиметров, то стоимость 1500 рублей в месяц, в случае если меньше, то 1200 рублей. Именно на данную сумму могут рассчитывать в налоговом отчете.
Типичные ошибки
Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации
Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Зачастую у некоторых граждан это вид подработки, которой человек занимается после своей официальной работы. К таким подработкам можно отнести вакансии курьера или таксиста, где заработная плата выплачивается сразу и в неё иногда уже входит компенсация. Соответственно официального работодателя в данном случае нет, поэтому требовать компенсацию не у кого.
Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию
Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить оплату за использование личного автомобиля. Сумма компенсации снижает налог, который оплачивается юридическим лицом в бюджет, если объяснить на примере, то:
в организации сотрудник, который выполняет работу на своем автомобиле, объемом двигателя 250 кубических сантиметров. Доход за текущий год у небольшой фирмы составил всего 25 000 рублей, соответственно оплате подлежит 13% (3250 рублей). В случае если работодатель выплачивает компенсацию, то размер налога составит – 3 055 рублей. Безусловно денежные средства небольшие, если в использовании 1 автомобиль, а вот если 5, то выгода достаточно заметна и составит 2275 рублей.
Читайте также:
Программа «Молодая семья» в Тамбове и Тамбовской области в 2024 году (условия, документы, выплаты).
Заключение
При трудоустройстве на работу, где необходимы постоянные разъезды на автомобиле необходимо сразу обозначить как полученную выплату, так и собственно на чьем автомобиле будет совершаться работа. Если транспортное средство будет использовано личное, то собственник должен знать, что кроме заработной платы он имеет право на компенсацию, которая установлена в 188 статье Трудового кодекса Российской Федерации.
Установленная сумма в законодательстве является минимумом, который обязательно должен быть оплачен, в случае если работа выполнена качественно, то работодатель по собственной инициативе может увеличить данную сумму, но не уменьшить ниже нормы.
Если работодатель отказывается оплачивать компенсацию можно написать жалобу в трудовую инспекцию, которая проведет расследование и выяснит имеет ли собственник право на компенсацию или же нет.
Оплачивать компенсацию сотруднику за использование личного автомобиля достаточно удобно, так как это снижает размер налогов, которые подлежат уплате в соответствии с законодательством.
