Пандемия коронавируса не только больно ударила по малому и среднему бизнесу, но и привела к массовому переходу коммерческих организаций на дистанционный формат работы. В таком положении особое значение приобрёл вопрос, как производится компенсация расходов на удалёнке. Когда и в каком объёме работодатель должен возмещать затраты работника — в этой статье.
Трудовой кодекс о компенсации понесённых расходов
В соответствии со статьями 168–169 Трудового кодекса, компания-работодатель обязана компенсировать сотруднику затраты, имеющие отношение к выполнению последним служебных обязанностей. Статья 188 ТК уточняет порядок компенсаций за применение работником личного имущества на благо организации.
Таблица — Расходы, компенсируемые работодателем
| № п/п | Разъездная работа | Удалённая работа |
| 1 | Командировки | Оборудование, включая канцелярские принадлежности |
| 2 | Полевые работы | Инструменты |
| 3 | Экспедиции | Расходные материалы |
| 4 | Переезд на новое место | Обслуживание техники и оборудования |
При этом, чтобы затраты, сделанные сотрудником, были возмещены, они должны подпадать под два основных критерия:
- Работник несёт расходы с согласия или по прямому указанию компании-работодателя.
- В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописана обязанность организации компенсировать траты — полностью, в процентном отношении или в другой форме.
Оба эти требования подразумеваются статьёй 312.3 ТК.
Важно! Как и прочие официальные документы, трудовой договор или допсоглашение должны быть оформлены письменно и заверены обеими сторонами.
Возмещение, выплачиваемое работодателем, должно быть экономически обосновано и опираться на факты использования работником собственного имущества в должностных целях (Письмо Министерства финансов №03-05-01-04/72 от 2 ноября 2004 года).
“Среднемесячная сумма таких компенсаций составит приблизительно 3 тысячи рублей, а разовая может достигать 100 тысяч рублей. Большая часть выплат придётся на возмещение расходов на интернет и мобильную связь, электрическую энергию, расходные материалы и программы для ПК”.
Проректор Финансового университета при Правительстве РФ Александр Сафонов
Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении соответствующего пункта нет, компания-работодатель вправе отказать сотруднику в компенсации. В остальных случаях отказ неправомерен и может быть оспорен работником в судебном порядке.
Документы, подтверждающие понесённые расходы
Работник может доказать, что действительно понёс заявленные расходы, представив следующие документы:
- кассовые чеки;
- товарные чеки;
- расписки;
- выписки со счёта.
Даже наличие доказательств не отменяет основного критерия возмещения: затраты должны быть сделаны с непосредственного согласия работодателя.
Пример #1. Получение сотрудником компенсации понесённых расходов
В трудовом договоре, заключённом с гражданином А., указано, что работодатель на время работы в удалённом формате частично, на 10%, возмещает затраты на электроэнергию, а также оплачивает все приобретаемые сотрудником канцелярские принадлежности. Счёт за электричество в текущем месяце составил 3 тысячи рублей, а товаров было куплено на 1,5 тысячи рублей. Кроме того, работник приобрел более мощный компьютер, чтобы работать ему было удобнее, и не оповестил об этом нанимателя. Чек о покупке был передан работодателю.
Суммарно работодатель компенсирует гражданину А.:
3000×10% + 1500, то есть 1800 рублей.
Поскольку в трудовом договоре с удаленным работником не говорится об обязанности работодателя компенсировать расходы на покупку новой техники, эти расходы не будут возмещены. Более того, сотрудник приобрел новый ноутбук по собственному усмотрению, не оповестив работодателя заранее.
Судебная практика по возмещению расходов
При наличии в трудовом договоре или допсоглашении пункта о возмещении работодателем затрат, понесённых сотрудником в служебных целях, а также доказательств таких расходов, суд примет сторону работника. В остальных случаях в исковых требованиях может быть полностью или частично отказано.
Трудящемуся необходимо помнить, что работодатель не вправе принудить его пользоваться личным имуществом во благо организации, а, напротив, обязан обеспечить необходимыми для работы предметами и расходными материалами. Сотрудник, по вине компании не имеющий возможности продолжать трудовую деятельность, может рассчитывать на среднюю заработную плату в объёме, пропорциональном неотработанному времени.
Распространённые ошибки, допускаемые сотрудниками
Ошибка №1. Сотрудник соглашается использовать в надобностях организации собственную вычислительную и периферийную технику (компьютер, принтер), однако не настаивает на заключении нового трудового договора или составлении дополнительного соглашения к уже действующему.
В такой ситуации компенсация расходов зависит только от доброй воли работодателя.
Ошибка №2. Работник, переведённый на удалёнку, приобретает за свои средства ноутбук и канцелярские принадлежности, однако не сохраняет чеки.
Требовать от компании стопроцентного возмещения затрат можно только в том случае, если на руках имеются подтверждающие документы.
