Компенсация за разъездную работу в 2024 году

На предприятиях зачастую трудоустроены сотрудники, работа которых имеет разъездной характер, или должностные обязанности которых должны выполняться во время передвижения на транспортном средстве. При этом трудовое законодательство не разъясняет понятия «разъездной», из-за чего постоянно возникают недопонимания. Давайте выясним, в чем заключаются особенности взаимоотношений между работодателем и «разъездным» сотрудником, и какая работнику полагается компенсация за разъездную работу в 2024 году.

Какая работа относится к разъездной

Трудовое законодательство хоть и не содержит понятия «разъездной характер работ», в Трудовом кодексе упоминается о подобных должностных обязанностях:

• в статье 166 написано, что поездка сотрудника, непосредственно связанная с его прямыми трудовыми обязанностями, не считается командировкой;
• в статье 57 говорится о том, что работодатель обязан прописывать условия, которые определяют работу разъездного характера, в трудовом договоре;
• в статье 168.1 сообщается об обязанности нанимателя брать на себя все затраты работников, связанные с переездами, участием в экспедициях и трудом в экстремальных условиях (оплата проезда, аренда квартиры или дома, провоз багажа, оплата ГСМ и так далее).

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году».

Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам

Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.

Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:

• возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
• компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
• возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.

Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат — суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:

• путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
• проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
• кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
• журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.

Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.

Компенсация за разъездную работу: размер суточных

Величина суточных устанавливается нанимателем и закрепляется во внутренних актах компании. У сотрудников размер суточных может отличаться, на усмотрение начальства.

Из-за того, что к дате отчета перед нанимателем сотрудники часто теряют оправдательные документы, наниматель теряет возможность оправдать затраты на выплату компенсаций, что привлечет внимание проверяющих органов. И тогда руководитель фирмы устанавливает сотрудникам надбавку к окладу за то, что их работа связана с разъездами — ее величина будет зависеть от наличия отраслевого соглашения. Возмещению будут подлежать:

• стоимость проездных билетов на любой вид транспорта;
• плата за аренду квартиры или номер в отеле;
• внеплановый или незначительный ремонт транспорта;
• услуги мобильного оператора.

Компенсация за разъездную работу: фиксированная надбавка к зарплате

Руководство предприятия устанавливает фиксированную надбавку за разъездной характер работ, когда:

• сотрудник расходует непредсказуемое количество денежных средств во время поездки;
• работник не имеет затрат на оплату проезда, на аренду жилья за рубежом или в других регионах страны;
• передвижение осуществляется в рамках определенной местности;
• служащие весь рабочий день или значительную его часть проводят в разъездах.

Когда сотрудник получает фиксированную надбавку, он может не представлять документов, подтверждающих затраты — доплата от этого не изменится в большую или меньшую сторону. При этом наниматель должен учитывать следующие требования закона:

• надбавка должна составлять 20%, если сотрудник находится в разъездах от 12 дней в месяц;
• необходимо соблюдать региональные и отраслевые соглашения по поводу надбавок за разъездную работу.

Если ни одно из двух указанных требований не распространяется на нанимателя, он может утвердить любой размер надбавки. Поскольку размер надбавки не зависит от того, сколько конкретно потратил денег сотрудник, вся сумма подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Читайте также статью ⇒ «Компенсации за использование личного авто в служебных целях».

Пример того, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Зарплата сотрудника составляет 30 000 рублей. Работодатель установил фиксированную надбавку за разъездной характер работ в размере 10% от зарплаты. Согласно производственному календарю, в феврале месяце 2016 г. 20 трудовых дней. Сотрудник 15 дней работал, 5 дней провел в больнице. Оклад будет рассчитан следующим образом:

• 30 000 рублей : 20 дн. х 15 дн. = 22 500 рублей — оклад сотрудника без вычета НДФЛ.
• 22 500 рублей х 0,13 = 2 925 рублей — НДФЛ с оклада.
• 22 500 — 2 925 = 19 575 рублей — оклад с удержанием НДФЛ.
• 30 000 х 0,1 = 3 000 рублей — надбавка за разъезды.
• 19 575 + 3 000 = 22 575 рублей — итоговая зарплата.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.

Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.

Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.

Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация за разъездную работу

Вопрос №1: У меня разъездной характер работ, я использую личный автомобиль, могу ли я претендовать на возмещение расходов?

Ответ: Да, это может быть фиксированная надбавка к окладу или возмещение фактически понесенных расходов. Во втором случае Вы должны сохранять все квитанции и чеки об оплате ГСМ, техосмотра и ремонта транспорта.

? Видео-советы. Какая компенсация полагается за разъездную работу?