Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ (бензин, дизельное топливо, масло) в 2024 году

Если работник предприятия согласился на то, чтобы эксплуатировать свой личный автомобиль в производственных нуждах, работодатель обязан регулярно компенсировать ему затраты на обслуживание транспортного средства, ремонт и горюче-смазочные материалы (ГСМ). Размеры компенсационных выплат не ограничены на законодательном уровне, поскольку машина может быть использована в течение нескольких часов в день или на протяжении целой рабочей смены. К тому же, все зависит от модели авто, марки, потребления бензина, мощности и иных характеристик. В данной статье мы рассказываем о том, на каких основаниях сотрудник может получить компенсацию за использование своей машины, кто имеет право требовать компенсацию, как она оформляется, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ, какие документы понадобятся для обоснования суммы компенсации.

Условия выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в интересах работодателя

Важно! Если сотрудник самостоятельно решил, что будет пользоваться своей машиной во время работы, не оповестив об этом работодателя и не оформив соответствующие бумаги, наниматель не обязан возмещать расходы на ГСМ, ремонт и техосмотр авто.

Претендовать на компенсацию по расходам, связанным с использованием транспортного средства во время работы, могут не все водители, трудоустроенные на предприятиях. Должны выполняться следующие условия:

1. У водителя в наличии должны быть документальные подтверждения того, что автомобиль действительно эксплуатируется в интересах предприятия (расчеты, документы).
2. Расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и т.д. подтверждены соответствующими платежными документами.
3. Работодатель дал свое согласие на использование машины в нуждах компании на возмездной основе — доказательством тому является договор с сотрудником или дополнительно соглашение к трудовому договору.
4. Величина компенсационных сумм или способ ее расчета должен быть оговорен в бумагах.
5. Работник управляет транспортным средством, будучи владельцем машины или обладателем доверенности от собственника авто.

Как оформляется выплата сотруднику компенсации за эксплуатацию личного автомобиля — выплата компенсации согласно платежным документам

Важно! Если работника не устраивают условия, на которых работодатель предлагает компенсироваться расходы за использование его машины в нуждах компании, сотрудник вправе отказаться от предоставления своего автомобиля — это не может служить поводом для увольнения.

Чаще всего, если подчиненный согласен предоставить свой автомобиль для использования его в нуждах предприятия, он же и будет являться водителем. И, как правило, сумма компенсации оговаривается заранее и прописывается в договоре. Обычно при расчетах бухгалтер опирается на технические характеристики автомобиля и его возраст. Способ выплаты компенсации на основании расчетов по фактическим расходам сотрудника имеет свои плюсы и минусы:

Если решено было использовать данный метод компенсации расходов сотрудника на бензин, масло, дизельное топливо и т.д., необходимо действовать следующим образом:

1. Обговорить с работником детали возмещения затрат на автомобиль.
2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту, в котором оговаривались бы условия эксплуатации авто в интересах предприятия.
3. Издать приказ о выплате сотруднику компенсации за горюче-смазочные материалы (смотреть Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ).
4. Передать в бухгалтерию предприятия заявление сотрудника о выплате ему компенсации за использование личного транспорта (ежемесячную).

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях в 2024 году».

Оформление выплаты компенсации за использование личной машины в интересах работодателя путем составления договора аренды

Заключение договора аренды транспортного средства, принадлежащего сотруднику фирмы, считается оптимальным вариантом для выплаты ему компенсации. Поскольку работник является владельцем автомобиля, составить договор найма машины с экипажем не получится (получилось бы, что договор работник заключает сам с собой). Такой подход также имеет свои плюсы и минусы:

Подобный метод эксплуатации автомобиля сотрудника компанией позволяет учитывать особенности таких взаимоотношений, а именно:

• величину платы за найм транспортного средства;
• компенсацию владельцу машины затрат на уплату налога на транспорт и оплату страховки;
• кто (наниматель или владелец авто) будет оплачивать ГСМ и ремонт.

Заключение договора по аренде транспортного средства работника предполагает прохождение следующих этапов:

1. Обсуждение вопроса эксплуатации личного автомобиля работника в интересах предприятия, согласование всех основных моментов.
2. Определение оптимального для обеих сторон сделки способа компенсации расходов по эксплуатации автомобиля.
3. Заключение договора аренды машины.
4. Обращение в страховую компанию за повторным оформлением полиса ОСАГО, связанным с изменившимся количеством лиц, имеющих доверенность на управление ТС.
5. Подписание документов о передаче машины предприятию на конкретный срок.

Какие документы понадобятся, чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля в интересах предпринимателя

Важно! В период основного оплачиваемого отпуска, периодов нетрудоспособности и служебных поездок компенсация за использование личного авто сотрудника не выплачивается.

Чтобы обосновать наличие у сотрудника прав на получение компенсационных сумм в счет расходов по содержанию транспортного средства, используемого в нуждах предприятия, потребуется представить бухгалтеру фирмы следующие документы:

• документ, подтверждающий факт владения автомобилем;
• доверенность (если водить управляет машиной на основании доверенности);
• свидетельство о государственной регистрации транспортного средства;
• паспорт автомобиля;
• путевые листы, доказывающие эксплуатацию авто в нуждах компании;
• платежные документы (чеки из АЗС, автосервиса и т.д.).

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2024 году».

Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ — скачать

Перейдите по ссылке, чтобы посмотреть, как выглядит ⇒ Образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ.

Экспертное мнение к вопросу о том, облагается ли налогом компенсация за использование личного автомобиля

Согласно сведениям, предоставленным экспертами Федеральной налоговой службы, работодатели вправе отнести к расходам затраты на выплату сотрудникам компенсации за использование их автомобилей в интересах фирмы:

С суммы компенсации, выплаченной сотруднику-владельцу автомобиля, не должны удерживаться:

• налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
• страховые отчисления в Пенсионный Фонд и Фонд социального страхования.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Человек добирается до своей работы около 1,5 часов, столько же времени уходит на возвращение домой. Он претендует на получение компенсации за использование машины в интересах работодателя.

Комментарий: Работодатель не отвечает за то, насколько далеко от работы проживает сотрудник. И в обязанности нанимателя не входит компенсация расходов работников на то, чтобы добраться до места работы.

Ошибка: Предприятие заключило договор с сотрудником о безвозмездной аренде его автомобиля с целью избежания налогообложения.

Комментарий: Тот факт, что услуга предоставляется бесплатно, не означает, что не нужно платить налоги. Напротив, налогооблагаемая база по расчету налога на прибыль увеличивается на сумму, пропорциональную рыночной стоимости аренды автомобиля.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выглядит образец приказа на компенсацию сотруднику за ГСМ

Вопрос №1: Выплачивается ли компенсация за эксплуатацию автомобиля сотруднику, который управляет транспортным средством на основании доверенности?

Ответ: Да, однозначно. Пояснения по этому поводу неоднократно давали эксперты Федеральной миграционной службы. На правомерность действий указывает и судебная практика.

Вопрос №2: Зависит ли возможность получения компенсации за использование личного автомобиля сотрудника фирмы в интересах работодателя от вида транспортного средства?

Ответ: Нет. Не важно, идет ли речь о легковом или грузовом автомобиле, или же мотоцикле — если транспорт эксплуатируется в ходе выполнения трудовых обязанностей, и работодатель дал на то свое согласие, компенсация должна регулярно выплачиваться.