Компенсация за задержку трудовой книжки в 2024 году

Трудовая книжка непременно должна быть выдана уволенному сотруднику в последний день работы при проведении окончательного расчета. Исключения составляют всего два случая — когда сотрудника попросту нет на рабочем месте в день увольнения, и когда работник отказывается от получения книжки. Из этого следует, что во всех иных случаях задержка документа не является законной — трудовую книжку нельзя хранить у себя на время, пока пройдет инвентаризация, пока не будет оформлен обходной лист, пока не будут сданы доверенные материальные ценности и так далее. Если работодатель все же нарушил закон и по любой причине не выдал трудовую книжку вовремя, с него взыскивается компенсация за задержку трудовой книжки сотрудника.

Компенсация за задержку трудовой книжки: оплата прогула по вине работодателя

Если руководитель компании по какой-то причине не выдал трудовую книжку в день увольнения, сотрудник получает право на выплату ему заработка за каждый день задержки документа.

Все дни, которые находятся между днем увольнения сотрудника и фактической выдачей на руки трудовой книжки, признаются временем вынужденного прогула, которое оплачивается за счет работодателя. На протяжении всего периода ожидания выдачи документа сотрудник будет получать средний оклад.

Если учет времени идет по дням, для вычисления среднего оклада средний дневной заработок будет умножен на число трудовых дней, которые были засчитаны как прогул из-за не вовремя выданной трудовой книжки.

Если учет времени суммированный, бухгалтер будет использовать данные о среднем часовом заработке сотрудника. Для того, чтобы узнать его размер, нужно разделить сумму зарплаты, которая была фактически выплачена за проведенные на рабочем месте часы в расчетного периоде (в том числе премии и денежные поощрения) на число фактически отработанных в периоде часов. А средний оклад уже будет рассчитан как произведение величины среднего часового заработка на число трудовых часов согласно графику в периоде, за который начисляется оплата.

Компенсация за задержку трудовой книжки

Поскольку считается, что уволенный сотрудник не может устроиться на новую работу без задержанной бывшим работодателем трудовой книжки, ему необходимо выплатить компенсацию за упущенный заработок по вине нанимателя.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за вынужденный прогул по вине работодателя».

Для расчета компенсации нужно точно знать период задержки документа. Он исчисляется с даты, которая следует за датой, на которую руководитель обязан быть либо выдать трудовую книжку либо уведомить работника о необходимости явиться за документом, по дату вручения сотруднику книжки или по дату отправки письма с уведомлением о необходимости явки в бухгалтерию.

С даты, когда работодатель уведомил сотрудника о необходимости явиться на работу за расчетом и трудовой книжкой, он более не несет ответственности за задержку документа.

Пример того, как рассчитывается компенсация за задержку трудовой книжки

Иванов В.В. был уволен по своей инициативе 9.12.2013 г. В последний день работы ему не выдали трудовую книжку. Иванов В.В. работает 5-дневную рабочую неделю. В итоге книжку сотруднику отдали 27.02.2014 г. Средний дневной заработок работника — 1230 рублей 55 копеек.

Сперва бухгалтер должен определить число трудовых дней, которые нужно оплатить. Компенсация будет выплачена за период с 10.12.2013 г. по 27.02.2014 г., то есть за 52 дня.

Компенсация Иванову В.В. составит: 1230,55 руб. х 52 дн. = 63 988 рублей 60 копеек.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация по инициативе работодателя при увольнении».

Когда компенсация за задержку трудовой книжки не выплачивается

В некоторых ситуациях руководитель компании освобождается от выплаты компенсации за задержку трудовой книжки. Компенсация не выплачивается, если:

• уволена женщина, период действия трудового соглашения с которой был продлен до завершения беременности и рождения малыша;
• последний рабочий день не совпал с датой оформления увольнения (такое происходит, когда сотрудник лишается работы из-за отсутствия на работе более 4 ч. подряд или прогулов без уважительных причин, и когда продолжение трудовых отношений невозможно из-за осуждения служащего);
• уволенный сотрудник не явился на работу в день увольнения или отказался от получения трудовой книжки.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за отпуск при прогулах».

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Бухгалтер фирмы не удержал с суммы компенсации за задержку трудовой книжки налог на доход физических лиц.

Комментарий: Руководитель обязан удерживать НДФЛ с компенсации за задержку трудовой книжки, поскольку Налоговый кодекс не упоминает об освобождении данной выплаты от удержания налога. Более того, на компенсацию должны начисляться страховые взносы.

Ошибка: Работодатель не отдал трудовую книжку представителю бывшего сотрудника и не считает, что должен выплачивать компенсацию за задержку трудовой книжки.

Комментарий: Если представитель сотрудника имеет заверенную должным образом доверенность, работодатель обязан выдать ему трудовую книжку, в противном случае придется выплачивать компенсацию за задержку документа.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда выплачивается компенсация за задержку трудовой книжки

Вопрос №1: Как определить количество фактически отработанных часов уволенному сотруднику, у которого нет графика работы? Бухгалтеру нужны эти данные для расчета компенсации за задержку трудовой книжки.

Ответ: Необходимо составить график работу сотрудника и вычислить число трудовых часов за период, который будет оплачен.

Вопрос №2: Что делать с невостребованной трудовой книжкой сотрудника?

Ответ: Трудовую книжку выбрасывать нельзя — она должна храниться на фирме как документ строгой отчетности в архивном помещении до востребования. Срок хранения — 75 лет.

? Видео-советы.Не выдали трудовую книжку при увольнении, что делать?

В видео раскрывается информация о том, что делать если вам не выдали трудовую книжку при увольнении⇓